Reflectarea configuraţiei procesuale şi structurale a organizaţiei se asigură prin intermediul documentelor organizatorice, respectiv regulamentul de organizare şi funcţionare, organigrama, descrierile de funcţii şi fişele sau descrierile de posturi. Ultimele dintre acestea – descrierile de funcţii şi posturi – vizează două dintre componentele structurale majore ale organizaţiei, funcţia şi postul, fără de care, practic, organizaţia  nu ar exista. În măsura în care sunt concepute, elaborate, actualizate corespunzător, descrierile de funcţii şi, mai ales, descrierile de posturi îndeplinesc roluri importante în managementul organizaţiei. Astfel :

• reflectă gradul de descentralizare managerială al organizaţiei prin inserarea competenţelor ( a dreptului de a decide ) şi responsabilităţilor titularului de funcţie sau post;
• reflectă gradul de descentralizare economico-managerială prin evidenţierea obiectivelor individuale ce revin funcţiei/postului; obiectivele individuale – dintre care o parte apreciabilă sunt de natură economică – dau contur sistemului de obiective, alături de cele fundamentale, derivate I, derivate II şi specifice;
• facilitează imprimarea caracteristicilor de ordine, disciplină şi rigurozitate muncii managerilor şi executanţilor prin delimitarea şi dimensionarea corespunzătoare a sarcinilor şi responsabilităţilor;
• poziţionează funcţia şi postul în configuraţia structurală a organizaţiei, ca importante componente primare, situate pe un anumit nivel ierarhic, înr-un anumit compartiment etc;
• evidenţiază, sau ar trebui să evidenţieze, orice modificare produsă în organizaţie la nivelul acestor componente structurale;
• reliefează conexiunile dintre titularul funcţiei, respectiv postului, şi titularii altor posturi;
• exprimă cerinţele la care trebuie să răspundă ocupantul lor, cerinţe de natură profesională şi managerială, în principal;
• servesc drept sursă informaţională şi reper decizional major în selecţia  titularului de post.

 

a)      Definirea şi conţinutul descrierii de funcţie

• Definire: Descrierea funcţiei este un document organizatoric ce prezintă sintetic şi sistematizat elementele de caracterizare a acesteia – obiective (generic), sarcini, competenţe şi responsabilităţi
• Conţinut:Ca o componentă a structurii organizatorice, funcţiei îi corespund – cel mai adesea – mai multe posturi cu aceleaşi caracteristici generale sau, altfel formulat funcţionează mai multe posturi identice sau foarte asemănătoare.

Din aceste considerente, descrierea funcţiei, va cuprinde elemente cu caracter general, valabile pentru posturi diferite din punct de vedere al localizării lor procesuale.Prima parte a acestui document poartă denumirea de DESCRIEREA FUNCŢIEI şi are menirea de a evidenţia elementele de fond ce răspund la două imperative ;

•  localizarea funcţiei în structura organizatorică a organizaţiei;
•  conţinutul decizional şi procesual al acesteia.

Elementele prin care se răspunde la primul imperativ sunt inserate în continuare :

• denumirea funcţiei;
• compartimentul sau compartimentele în care se regăseşte;
• nivelul ierarhic pe care este amplasată:
• relaţiile organizatorice în care este implicată.

A doua categorie de aspecte, fundamentale în economia acestui document, se referă la :

• exprimarea generică a unor obiective individuale;
• sarcinile principale pe care titularul (titularii) funcţiei trebuie să le exercite;
• competenţele generale ce urmează a fi valorificate pentru exercitarea sarcinilor şi implicit, realizarea obiectivelor individuale;
• responsabilităţile ce revin ocupantului (ocupanţilor) acesteia.

Partea a II-a a descrierii funcţiei este intitulată CERINŢELE FUNCŢIEI şi exprimă principalele exigenţe la care trebuie să răspundă cel (cei) care o ocupă :

• pregătirea profesională de un anumit tip (superioară de lungă durată, studii superioare de scurtă durată sau medii) şi într-un anumit domeniu (juridic, economic) sau specializare (finanţe-contabilitate, management);
•  un set minimal de calităţi şi aptitudini profesionale;
• cunoştinţe, calităţi şi aptitudini manageriale minime (valabile pentru funcţiile de management);
• cerinţe specifice de altă natură (performanţe individuale, carieră, teste psihologice, teste medicale complexe).

Facem precizarea că descrierea funcţiei este foarte apropiată de descrierea postului, din punct de vedere al elementelor de conţinut.Deosebirea constă în particularizarea conţinutului descrierii funcţiei pe posturi diferite şi cu gradul sporit de aprofundare al obiectivelor individuale, al sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor.

[su_note note_color=”#831e0c” text_color=”#fcf8ee”]CLICK AICI PENTRU A TE ABONA LA REVISTA DE ACHIZIȚII PUBLICE[/su_note]

b) Definirea şi conţinutul descrierii ( fişei ) postului

• Definire

Descrierea (fişa) postului este un document organizatoric ( o modalitate ) de evidenţiere a parametrilor constructivi şi funcţionali ai postului – sarcini, competenţe, responsabilităţi – ce permit realizarea obiectivelor individuale în anumite condiţii de „dotare umană”.

• Conţinut

Aceleaşi două mari părţi – DESCRIEREA POSTULUI şi CERINŢELE POSTULUI – caracterizează şi fişa  postului.

Modelul pe care îl prezentăm în continuare, conţine mai multe particularităţi :

Prima parte – DESCRIEREA POSTULUI – cuprinde elemente de poziţionare a postului în configuraţia structurală a organizaţiei, adică :

·        denumirea postului;

·        compartimentul din care face parte;

·        nivelul ierarhic pe care se află;

·        poderea ierarhică (numărul de posturi subordonate ; se completează numai pentru posturile de management);

·        relaţiile organizatorice cu alte posturi; acestea sunt detaliate pe patru categorii :

– relaţii de autoritate, cu cele trei ipostaze :

      – ierarhice (de subordonare nemijlocită);

      – funcţionale (dacă postul are autoritate funcţională faţă de alte posturi);

      – de stat-major (când postul are un rol deosebit în economia organizaţiei).

– relaţii de cooperare/colaborare (cu alte posturi amplasate pe acelaşi nivel ierarhic);

– relaţii de reprezentare (cu posturi sau organisme de management de un nivel superior);

– relaţii de control ( dacă postul face parte din categoria posturilor care efectuează analize de evaluare profesională, conferind calificative sau este un post prin care se efectuează controlul financiar preventiv sau controlul financiar de gestiune).

·        obiective individuale – reprezintă cuantificări ale scopului   înfiinţării şi funcţionării postului.

De remarcat faptul că, într-o organizaţie  care nu dispune de un sistem de obiective ( fundamentale, derivate I, derivate II, specifice şi individuale ), este dificilă, dacă nu chiar imposibilă, completarea acestei rubrici. De ce ? Pentru că orice tip de obiective derivă dintr-un obiectiv cu grad de agregare superior, iar ataşarea obiectivelor individuale la posturile de management şi execuţie presupune o schimbare profundă de mentalitate, trecerea la mentalitatea de a lucra pe bază de obiective şi de a fi recompensat pe baza rezultatelor obţinute în (din) realizarea obiectivelor.

Se recomandă ca, pe cât posibil, obiectivele individuale să fie exprimate cuantificat, facilitându-se astfel comparaţiile cu rezultatele obţinute.

·        Sarcinile, competenţele şi responsabilităţile ce susţin realizarea obiectivelor individuale trebuie abordate într-un echilibru cantitativ constant, în sensul că, fiecare sarcină este însoţită de un drept (o competenţă) de decizie și  de o responsabilitate. Asigurarea echilibrului şi a corespondenţei depline între sarcini, competenţe şi responsabilităţi dau consistenţă „triunghiului de aur” al organizării, asigurând fundamentul exercitării sale eficace şi eficiente, după cum urmează :

o   sarcinile sunt derivate din atribuţiile ce revin compartimentului din care face parte postul și trebuie să concorde cu obiectivele individuale stabilite pentru postul respective. Recomandăm ca în fişa postului să fie inserat un număr rezonabil de sarcini (de regulă cele mai importante) pentru a da posibilitatea ocupantului să şi le însuşească. De asemenea, pentru a evita ambiguităţile şi situaţiile neplăcute în care poate fi pus titularul de post de către managerul nemijlocit, considerăm că formularea „exercită şi alte sarcini stabilite de şeful ierarhic”, de regulă nu se justifică. Fac, desigur, excepţie anumite posturi, cum ar fi cel de asistent manager.

o   competenţele (sau autoritatea oficială conferită postului) reprezintă dreptul de decizie, libertatea decizională a celui care ocupă postul şi care îi permite intervenţia decizională pentru exercitarea corespunzătoare a sarcinilor, şi implicit, realizarea obiectivelor;

o   responsabilităţile pot fi regăsite în două ipostaze :

– răspunderea materială, civilă, penlă, pecuniară etc. faţă de rezultatele obţinute din realizarea obiectivelor;

– obligaţia titularului de post de a exercita sarcinile într-un anumit fel.

Responsabilitatea este reflectată în sancţiunile şi recompensele asociate realizării sau nerealizării obiectivelor şi sarcinilor aferente postului.

Pentru a preântâmpina unele exprimări neclare, ambigue ale sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor, sugerăm elaborarea de fişe de post care să conţină terminologia următoare :

            – pentru sarcini : efectuează, analizează, participă, exercită, stabileşte, asigură, urmăreşte, acordă, repartizează.

            – pentru competenţe : decide, hotărăşte, face propuneri, ia măsuri, avizează etc.

            – pentru responsabilităţi : răspunde, are obligaţia de a …, este recompensat cu…, este sancţionat cu….

O ultimă recomandare : pentru evidenţierea corespondenţei depline înte sarcini, competenţe şi responsabilităţi este necesară folosirea unui tabel în care să fie inserate aceste elemente de definire a postului (vezi formular ).

Cea de-a doua parte – CERINŢELE POSTULUI – cuprinde unele exigenţe la care trebuie să răspundă ocupantul postului, după cum urmează :

·        competenţa profesională, cuprinde :

– pregătire (superioară de lungă durată, superioară de scurtă durată sau medie;în cazul în care postul solicită titularului o pregătire anume, este indicată specializarea : economică, juridică etc;

– experienţă (vechimea pe un anumit post sau în anumită funcţie);

– cunoştinţe profesionale specifice domeniului în care activează postul;

– calităţi şi aptitudini profesionale.

·        competenţa managerială ( se completează numai pentru posturile de management), presupune :

– cunoştinţe de management, ce dau consistenţă laturii ştiinţifice a muncii managerilor, diferenţiate funcţie de poziţia ierarhică a postului;

– calităţi şi aptitudini manageriale, adică dimensiunea „artistică” a muncii managerilor, fără de care nu este posibil succesul acesteia.

·        cerinţe specifice, legate de :

– perfecţionarea sau specializarea ocupantului postului (cursuri de master, aprofundate, postuniversitare absolvite în ţară sau în străinătate);

– nivelul minim al punctajului la testul de competenţă profesională;

– nivelul minim al punctajului la testul de competenţă managerială;

– cunoştinţe de operare pe calculator (certificat ECDL);

– test psihologic şi test medical specific.

Modelul de descriere (fişă) a postului la care am făcut referire este prezentat mai jos :

                                    DESCRIEREA (FIŞA) POSTULUI

I.                   DESCRIEREA POSTULUI

 

1.      Postul

2.      Compartimentul

3.      Nivelul ierarhic

4.      Ponderea ierarhică

5.      Relaţii organizatorice

5.1. de autoritate :

      – ierarhice

      – funcţionale

      – de stat-major

5.2. de cooperare (colaborare)

5.3. de reprezentare

5.4. de control

                        6. Obiective individuale

                        7. Sarcini – competenţe – responsabilităţi

                                                                                                   Tabel nr. 4

Nr.crt.	Sarcini	Competenţe	Responsabilităţi
0	1	2	3

 

 

II.                CERINŢELE POSTULUI

1.      Competenţa profesioanlă

1.1.  Pregătire

1.2.  Experienţă

1.3.  Cunoştinţe profesionale

1.4.  Calităţi şi aptitidini profesionale

2. Competenţă managerială

       2.1 Cunoştinţe de management

       2.2 Calităţi şi aptitidini de management

3. Cerinţe specifice

            Intocmit,

                                                                        Luat la cunoştinţă şi răspund,

                                                                        Data.

 

• Metodologia de concepere, elaborare, actualizare şi utilizare a descrierilor de funcţii şi posturi

 

Etapa a I-a. Conceperea descrierilor de funcţii şi posturi

În orice demers de proiectare/reproiectare procesuală şi structural-organizatorică a organizaţiei, apar modificări notabile în ceea ce priveşte numărul şi sructura posturilor şi a funcţiilor. Primul document care evidenţiază asemenea mutaţii este organigrama, urmat îndeaproape de regulamentul de organizare şi funcţionare. De altfel, ROF-ul stă la baza conceperii şi elaborării descrierilor de funcţii sau posturi.

Dacă pentru descrierile de funcţii configuraţia structurală a organizaţiei nu ridică probleme deosebite întrucât, prin definiţie, funcţia este un element de generalizare a posturilor, pentru descrierile de posturi situaţia este diferenţiată. Caracteristicile dimensionale şi funcţionale ale organizaţiei pot genera posturi definite mai larg (mai generale) sau posturi foarte specializate. Evident că, în conceperea descrierilor de posturi, trebuie să se ţină cont de asemenea situaţii.

De regulă, posturile strict specializate, valabile pentru (întâlnite la) organizaţiile  de dimensiuni mari și foarte mari, genereză rutină pentru titularii acestora ( ”efectul de siloz” ), iar rutina conduce inevitabil la rigiditatea structurii organizatorice.

Indiferent de situţie, recomandăm practicii manageriale din cadrul organizaţiilor românești modelele de descrieri de funcţii şi posturi, prezentate deja.

Etapa a II-a. Elaborarea descrierilor de funcţii şi posturi

O a doua etapă a metodologiei de realizare a descrierilor de funcţii şi posturi o reprezintă elaborarea propriu-zisă a acestora. O asemenea preocupare aparţine specialiştilor în organizare managerială sau consultanţilor în management în situaţia în care se apelează la serviciile lor. În primul caz :

• compartimentul de specialitate (Organizare, Managementul resurselor umane)  sau specialiştii în organizare concep modelul de descriere de funcţie şi fişă de post, pe care îl supun atenţiei conducerii de nivel superior ( Consiliul de administraţie, director general sau președinte );
• urmează analiza și aprobarea acestuia;
• compartimentul mai sus amintit sau specialiştii în organizare din interiorul organizaţiei elaborează descrierile de funcţie şi post pentru toate funcţiile  și posturile de management. Totodată, lansează modelul aprobat titularilor posturilor de management, împreună cu indicaţiile metodologice referitoare la elaborarea, actualizarea şi utilizarea acestora în exercitarea managementului.

În situaţia în care elaborarea descrierilor de funcţii şi a fişelor de posturi aparţine unor consultanţi în management, sunt necesare atât consultarea managerilor şi executanţilor existenţi la un moment dat în cadrul organizaţiei, cât şi discutarea şi aprobarea acestor documente – în special descrierile de funcţii – de către Consiliul de administraţie sau directorul general/președintele.

În ambele cazuri se impune consultarea şi respectarea prevederilor regulamentului de organizare şi funcţionare. Atribuţiile ce revin compartimentelor funcţionale şi operaţionale constituie suportul delimitării şi dimensionării sarcinilor specifice fiecărui post din cadrul acestora.

Etapa a III-a. Actualizarea descrierilor de funcţii şi posturi

Întrucât modificările manageriale şi, în special, de sistem organizatoric sunt foarte frecvente în „viaţa” unei organizaţii cu tendinţa de acelerare în ultimii ani, nici documentele organizatorice nu trebuie să rămână în forma şi conţinutul iniţial ci, dimpotrivă, să reflecte astfel de modificări. Raţionalizarea, modernizarea, perfecţionarea sau reproiectarea de ansamblu a managementului sau a unei/unor componente a ( ale ) acestuia provoacă modificări în obiectivele organizaţiei și, prin derivare, chiar la nivelul obiectivelor individuale. Asemenea modificări reclamă îmbogăţirea sau lărgirea posturilor și, implicit, actualizarea descrierilor/fișelor de post.

Etapa a IV-a. Utilizarea descrierilor de funcţii şi posturi ca instrumente manageriale în exercitarea proceselor de management

Descrierile de funcţii şi posturi se înscriu, aşa cum se cunoaşte, în categoria documentelor organizatorice, ce prezintă (sau reprezintă) sistemul organizatoric, respectiv organizarea procesuală şi structurală.

Tendinţa majoră ce se manifestă în acest domeniu este acea a transformării acestor documente în instrumente manageriale, utilizate de manageri, indiferent de poziţia ocupată în structura organizatorică, pentru (în) exercitarea proceselor de management.

Prima dintre funcţii – previziunea – cuprinde decizii prin care se determină obiectivele organizaţiei şi ale compomentelor sale, se stabilesc modalităţi de realizare, se dimensionează resursele necesare şi se precizează termenele de realizare  a obiectivelor. Aşa cum am precizat, în descrierile de funcţii şi în fişele de posturi, un loc aparte îl ocupă obiectivele individuale, ce reprezintă un produs 100 % al funcţiei de previziune.

Cea de-a doua funcţie – organizarea – delimitează şi dimensionează componentele procesuale şi structurale necesare realizării obiectivelor. Prin intermediul celor două documente (instrumente manageriale) sunt prezentate sarcinile necesare îndeplinirii obiectivelor. Acestea nu sunt altceva decât procese simple de muncă sau părţi ale unor procese mai complexe ce revin spre exercitare unei persoane – titular de post și care trebuie să fie cât mai atractive, cât mai interesante pentru aceasta.

Funcţia de coordonare este susţinută de unele competenţe circumscrise postului, respectiv dreptul de a decide inclusiv în ceea ce priveşte armonizarea deciziilor şi acţiunilor personalului din subordine. Evident, ne referim cu prioritate la unele prevederi cuprinse în fişele posturilor de management ce permit orientarea eforturilor personalului de execuţie spre realizarea unor obiective individuale şi specifice, acestea din urmă delimitate la nivel de compartimente sau divizii.

A patra funcţie – antrenarea – se manifestă prin decizii ce determină participarea personalului la stabilirea şi realizarea obiectivelor, luând în considerare factorii ce-i motivează.

Două aspecte trebuie evidenţiate în legătură cu rolul descrierilor de funcţii şi posturi în derularea acestei funcţii a managementului. Primul vizează implicarea titularilor de funcţii, respectiv posturi în stabilirea obiectivelor şi a elementelor ce permit realizarea lor. Consultarea sau implicarea efectivă în „construcţia” descrierilor de posturi sunt obligatorii pentru obţinerea adeziunii de fond faţă de posturi.

Al doilea aspect se referă strict la motivarea ca suport al antrenării. Rezultatele obţinute la nivelul unei perioade pot fi comparate cu obiectivele individuale şi, pe această bază, poate fi influenţat nivelul recompenselor/sancţiunilor materiale.

În sfârşit, funcţia de control-evaluare se regăseşte din plin în posturile de management, atât prin intermediul unor sarcini, cât şi al unor componenţe inserate în cele două tipuri de documente.

Prof. univ. Ion Verboncu,

Academia de Studii Economice Bucuresti