Sistemul informaţional-managerial se distinge, în ceea ce priveşte eficacitatea şi eficienţa, prin urmatoarele aspecte:

•  rolul decisiv al sistemului informaţional managerial în fundamentarea şi adoptarea deciziilor (această componentă a managementului este principalul „furnizor” de informaţii solicitate de procesele şi actele decizionale derulate în cadrul organizaţiei).
• funcţia operaţională a acestuia e evidenţiată de faptul că sistemul informaţional-managerial „alimentează” iniţiera de acţiuni prin care se aplică deciziile.
• rolul documentar al sistemului informaţional-managerial, evidenţiat de faptul că acesta contribuie nemijlocit la îmbogăţirea si împrospătarea „stocului” de cunoştinţe al fondului de informaţii existent la nivelul unei oraganizaţii.
• cresterea gradului de informatizare a proceselor de munca (mai ales a proceselor de management), prin folosirea de reţele de calculatoare, situaţie ce reclamă o reevaluare a sistemului informaţional-managerial.
• valoarea strategică a tehnologiei informaţiei în derularea proceselor de muncă – ca a patra importantă resursă -, „aurul gri” fără de care nu este posibilă amplificarea performanţelor organizaţiei.

Aceste coordonate impun o atitudine noua faţă de eficienţa si eficacitatea sistemului informaţional-managerial şi cer o judicioasă definire a respectivelor concepte, în contextul abordării în sens larg sau restrâns a eficienţei si eficacităţii managementului.

De remarcat faptul că şi în cazul sistemului informaţional-managerial eficienţa poate fi abordată în sens restrâns şi în sens larg.

Eficienţa în sens restrâns necesită determinarea eforturilor (cheltuielilor) implicate de raţionalizarea/modernizarea/perfecţionarea/reproiectarea, implementarea si funcţionarea sistemului informaţional, precum şi a efectelor produse în domeniul condus. Şi în acest domeniu  -ca, de altfel, în orice „zonă” a managementului – este foarte dificil de a cuantifica eforturile şi efectele conceperii şi funcţionării sistemului informaţional.

Eficienţa in sens larg se referă nu numai la sistemul informaţional-managerial, ci şi la eficienţa organizaţiei în ansamblul său, managementul şi componenta sa informaţională fiind elemente decisive în amplificarea acesteia. Nu sunt posibile performanţele şi competitivitatea organizaţiei fara un sistem informaţional la rândul său performant.

Iată de ce tratarea în detaliu a eficienţei şi eficacităţii sale devine o problemă extrem de complexă şi în acelaşi timp importantă pentru teoria şi practica managementului. Complexă – pentru că eficienţa este concomitent cuantificabilă şi necuantificabilă, implicând numeroase aspecte – şi importantă – pentru că determinarea lor facilitează determinarea eficienţei şi eficacităţii managementului organizaţiei, ca sistem şi acţionarea pentru amplificarea sa.

Eficienţa sistemului informaţional-managerial

Două importante aspecte se ridică în acest domeniu. Primul se referă la determinarea eficienţei cuantificabile, iar cel de-al doilea vizează determinarea eficienţei necuantificabile.

[su_note note_color=”#831e0c” text_color=”#fcf8ee”]CLICK AICI PENTRU A TE ABONA LA REVISTA DE ACHIZIȚII PUBLICE[/su_note]

Eficienţa cuantificabilă, la rândul său, implică două ipostaze:

a)       eficienţa directă, ce evidenţiază rezultatele directe, efectiv obţinute din raţionalizarea/modernizarea/perfecţionarea/reproiectarea  sistemului informaţional managerial, în raport cauzal cu cheltuielile solicitate de acest demers.

b)      eficienţa indirectă, ipostază dată de rezultatele indirecte generate de schimbarea  informaţională, comparativ cu cheltuielile necesare, măsurabile la nivelul domeniului  implicat.

Aşadar, eficienţa totala = eficienţa directă + eficienţa indirectă

Eforturile şi efectele, exprimate cantitativ se referă la:

a. Eforturi

–          cheltuielile cu manopera solicitate de personalul de specialitate din cadrul organizaţiei, ce participă nemijlocit la raţionalizarea/modernizarea/perfecţionarea/reproiectarea  sistemului informaţional-managerial;

–          cheltuielile cu plata consultanţilor manageriali, in situaţia în care se apelează la serviciile acestora pentru a se asigura raţionalizarea/modernizarea/perfecţionarea/reproiectarea noului sistem informaţional;

–          cheltuielile cu materiale consumabile (hârtie de scris, documente diverse, toner pentru calculator şi xerox) precum şi unele cheltuieli indirecte (energie electrică, cota de regie de organizaţie, întreţinerea funcţionării echipei de realizare a studiului etc.);

–          cheltuielile investiţionale, respectiv cu achiziţionarea de calculatoare, realizarea de reţele de calculatoare , internet ş.a.

b. Efectele se materializează în:

–          sporurile de profit înregistrate la nivel de organizaţie ca urmare a realizării unor lucrări, derulării unor procese de muncă etc. cu cheltuieli mai mici, în condiţiile menţinerii constante a unor parametrii ce influenţează veniturile – preţurile de vânzare/produs, tarifele/serviciu;

–          creşterile de cifră de afaceri, obţinute ca urmare a diminuării cheltuielilor (în condiţile aceloraşi preţuri/tarife unitare) sau a valorificării unor noi oportunităţi comerciale, economice, de cercetare etc. ce pot conduce direct la sporuri de venituri sau indirect, prin redimensionarea preţurilor/tarifelor;

–          economie absolută la posturi de management şi execuţie şi implicit, de personal:

–          reduceri absolute ale bugetului de timp al managerilor necesar conducerii eficace, aceştia „primind”, prin intermediul calculatorului sau datorită unui sistem informaţional îmbunătăţit, informaţii operative, pertinente ce pot fi valorificate în funamentarea şi adoptarea de decizii „în timp real”;

–          economii la cheltuielile totale, consecinţă a implementării majorităţii soluţiilor de perfecţionare a sistemului informaţional-managerial.

Din compararea efectelor cu eforturile, în măsura in care primele sunt superioare cantitativ, rezultă eficienţa componentei informaţionale a managementului, exprimată prin câţiva indicatori specifici, dupa cum urmează:

–          creşterea productivităţii muncii, atât ca urmare a amplificării cifrei de afaceri cât şi datorită reducerii absolute a numarului de personal. În acest context, informatizarea este, indiscutabil, cea mai semnificativă modalitate de creştere a eficienţei, respectiv a productivităţii muncii;

–          ratele rentabilităţii, în masura în care unul din efecte îl reprezintă sporul de profit;

–          cheltuielile la 1000 lei cifra de afaceri;

–          gradul de informatizare a proceselor de muncă, determinat ca raport între numărul de aplicaţii informatice şi numărul total al lucrărilor;

–          sporul de profit;

–          sporul de cifră de afaceri;

–          reducerea costurilor;

–          economia de posturi;

–          reducerea bugetului de timp al managerilor;

–          creşterea productivităţii muncii;

–          reducerea cheltuielilor la 1000 lei venituri;

–          amplificarea nivelului ratei rentabilităţii fondurilor consumate;

În aceaşi măsura pot fi exprimate şi celelalte ipostaze ale plusului de efecte şi de eficienţă datorat raţionalizării/modernizării/perfecţionării/reproiectării sistemului informaţional al managementului.

Dacă pentru eficienţa cuantificabilă determinarea eforturilor, efectelor si a indicatorilor de eficienţă nu ridică probleme deosebite, în ceea ce priveşte eficienţa necuantificabilă procesele se complică foarte mult, deoarece modernizarea, perfecţionarea sistemului informaţional-managerial au implicaţii greu sau imposibil de cuantificat.

Evidenţierea acestui gen de eficienţă este facilitată de mai multe aspecte, între care precizăm:

• asigurarea suportului informaţional necesar pentru fundamentarea şi adoptarea de decizii la toate eşaloanele organizatorice, prin punerea la dispoziţia managerilor a datelor şi informaţilor solicitate de derularea proceselor de management (a actelor decizionale şi proceselor decizionale);
• facilitarea fundamentării şi iniţierii de acţiuni care să contribuie la aplicarea deciziilor, de asemenea prin „oferirea” de informaţii pertinente. În felul acesta se asigură „prelungirea” proceselor decizionale cu etapa de aplicare a deciziei, evitându-se astfel adoptarea de decizii „de sertar”, fara o finalitate evidentă;
• asigurarea îmbunătăţirii şi împrospătării fondului de cunoaştere din întreprindere, printr-o documentare adecvată, axată pe achiziţionarea şi valorificarea de reviste, cărţi şi alte publicaţii de specialitate, CD-uri,casete si videocasete etc. Construirea unei biblioteci virtuale la nivel de firmă este o necesitate stringentă a etapei actuale, iar apelarea la serviciile INTERNET şi INTRANET facilitează acest demers;
• punerea la dispoziţia managerilor şi executanţilor a unor informaţii de calitate, respectiv a unor informaţii reale, multilaterale, dinamice, oportune, sigure şi precise ;
• optimizarea ciclului informaţie-decizie-acţiune, informaţia fiind elementul central al acestuia întrucât participă, deopotrivă, la fudamentarea şi adoptarea deciziilor şi la fundamentarea şi iniţierea acţiunilor necesare pentru operaţionalizarea lor;
• în prelungirea acestei dimensiuni, evidenţiem şi aspectele referitoare la transmiterea în timp real a informaţiilor şi implicit, adoptarea în timp real a deciziilor;
• altă coordonată a eficienţei cuantificabile a sistemului informaţional o constituie facilitarea informatizării managementului. Numai informaţii de calitate, fluxuri şi circuite informaţionale judicios fundamentate, proceduri informaţionale riguroase, sunt în măsură să înlesnească promovarea de sisteme informatice eficace;
• facilitează proiectarea de ansamblu a managementului, sistemul informaţional aflându-se la interfaţa sistem decizional-sistem organizatoric, situaţie ce-i conferă un rol de „arbitru” în reproiectarea acestor două componente manageriale;
• susţinerea promovării şi utilizării unor sisteme, metode şi tehnici manageriale evoluate care imprimă un pronunţat caracter ştiinţific managementului. Fără informaţii adecvate nu pot „funcţiona” instrumentele manageriale considerate moderne (managementul prin obiective, managementul prin bugete, managementul prin excepţii, tabloul de bord, metodele de management prin costuri ş.a.);
• asigură o potenţare a dimensiunii previzionale a managementului, informaţiile vehiculate facilitând fundamentarea, adoptarea şi aplicarea de strategii şi politici realiste;
• asigură, indirect, profesionalizarea managementului, informaţiile fiind făra dubiu, elementul central al asigurării de cunoştinţe de management şi profesionale, absolut necesare celor care conduc, indiferent de nivelul ierarhic pe care se află.

Eficacitatea sistemului informaţional-managerial

 Eficacitatea, tratată prin prisma realizării obiectivelor şi exercitării sarcinilor în condiţii de calitate şi timp prestabilite, se manifestă cu anumite particularităţi la nivelul sistemului informaţional-managerial. Cele mai importante dintre acestea sunt urmatoarele:

• este foarte importantă vehicularea informaţiilor care trebuie, , prin fluxuri şi circuite informaţionale să contribuie efectv la transmiterea operativă a acestora şi valorificarea lor în decizii şi acţiuni pertinente. Aglomerarea managerilor şi executanţilor cu tot felul de informaţii nu face decât să-i suprasolicite, să conducă la bugete şi consumuri de timp supradimensionate.
• pot apărea situaţii în care sistemul informaţional este eficient dar nu şi eficace, şi viceversa, în care componente ale sistemului informaţional-managerial să se comporte eficace, dar să nu fie eficiente.
• furnizarea de informaţii pertinente, operative, prin fluxuri şi circuite informaţionale adecvate (dimensionate judicios) reprezintă o condiţie a succesului reproiectării manageriale şi a componentelor managementului- metodologică, decizională şi organizatorică.

Prof. univ. Ion Verboncu,

Academia de Studii Economice Bucuresti