Dicţionarul explicativ al limbii române defineşte „erata” ca fiind o „listă la sfârşitul unei cărţi în care sunt semnalate şi îndreptate greşelile de tipar sau de fond. – Din fr., lat. errata.”[1]

Termenul a fost introdus şi în sfera achiziţiilor publice, mai întâi în HG nr. 925/2006 şi, ulterior, în OUG nr. 34/2006, prin OUG nr. 77/2012.

Dar care este rolul instituţiei eratei şi care sunt implicaţiile utilizării ei în acest domeniu?

Răspunsurile le voi formula pornind de la cele mai importante motive (5 la număr) întâlnite în practică.

Din momentul în care o procedură de atribuire devine publică, eventualele greşeli din cadrul documentaţiei aferente pot fi corectate fie prin postarea de clarificări în secţiune „Documentaţie, clarificări şi decizii”a anunţului/ invitaţiei, fie prin includerea lor într-o erată.

Deşi România, prin OUG nr. 34/2006, a transpus Directiva nr. 2004/17/CE şi Directiva nr. 2004/17/CE, noţiunea de „erată” nu se regăseşte în acestea, ci este specifică legislaţiei noastre naţionale.

Cu atât mai puţin, noile directive nu vor conţine nici ele termenul, ci doar obligaţia generală ca la nivelul anunţului/ invitaţiei de participare să fie înscrise toate condiţiile de participare: „Autorităţile contractante precizează condiţiile impuse pentru participare, care pot fi exprimate ca niveluri minime de capacitate, împreună cu mijloacele de probă corespunzătoare, în anunţul de participare sau în invitaţia pentru confirmarea interesului”.[2]

De ce a fost necesară o erată în sfera achiziţiilor publice?

După publicarea documentaţiei de atribuire, în anunţul/ invitaţia de participare se transferă doar o parte de informaţii (în mod obligatoriu cele impuse de Regulamentul Comisiei Europene nr. 1.564/2005).

Ulterior, la o analiză atentă a datelor, e posibil a fi sesizate unele inadvertenţe, ori încălcări ale legislaţiei în materia achiziţiilor publice. Operatorii economici interesaţi sau chiar autoritatea contractantă pot semnala necesitatea remedierii abaterilor existente în anunţurile/ invitaţiile de participare.

Până la 1 decembrie 2013, corectarea lor se realiza prin erate pentru anunţuri şi prin clarificări  pentru invitaţii. Rectificările aferente anunţurilor erau introduse în erate şi publicate, pur şi simplu, în SEAP.

Prin OUG nr. 77/2012 s-a impus crearea de erate şi pentru modificările din invitaţiile de participare.

O justificare a publicării eratei, în detrimentul clarificării, o găsim în Ordinul nr. 543/2013 pentru aprobarea Ghidului privind principalele riscuri identificate în domeniul achiziţiilor publice şi recomandările Comisiei Europene ce trebuie urmate de autorităţile de management şi organismele intermediare în procesul de verificare a procedurilor de achiziţii publice: „Modificările aduse informaţiilor cuprinse în anunţul de participare trebuie publicate pe bază de erată, şi nu de clarificări, deoarece pentru asigurarea principiului transparenţei este necesar ca modificările intervenite să fie aduse la cunostinţa tuturor operatorilor economici. Prelungirea termenului de depunere a candidaturilor/ofertelor trebuie, de asemenea, publicată prin erată în SEAP, întrucât este vorba de modificarea unei informaţii obligatorii a anunţului iniţial.”

În ordin „se atrage atenţia asupra publicării în mod eronat a unei clarificări în loc de erată, motivat de faptul că modificarea criteriilor de calificare a vizat relaxarea cerinţelor impuse iniţial, precum şi asupra modificării unor informaţii din anunţul de participare care au impact asupra modului de elaborare a ofertelor, fără publicarea unei erate care să vizeze prelungirea termenului de depunere a ofertelor, astfel încât să existe un timp suficient inclusiv pentru adaptarea ofertelor la noile conditii.”[3]

Aşadar, un prim motiv de publicare a eratei ar fi legat de corectarea cerinţelor de calificare, doar dacă autoritatea se află într-una dintre situaţiile de la art. 179 alin. (4) din OUG nr.34/2006:

–          modificări dispuse de CNSC;

–          modificări dispuse prin hotărâri ale instanţelor judecătoreşti;

–          măsuri de remediere dispuse de autoritatea contractantă în temeiul art. 256^1 alin. (3) şi art. 256^3 alin. (1).

Ce e de făcut, însă, dacă autoritatea contractantă se autosesizează asupra unei erori şi doreşte să o îndrepte? Are dreptul de a o corecta din oficiu sau trebuie să aştepte o notificare/contestaţie? Pentru a fi aplicabilă ultima excepţie de la art. 179, pare a fi doar o soluţie: să apeleze la un „prieten” care să-i transmită o notificare în acest sens.

Un al doilea motiv al întocmirii unei erate este dat de completarea/ modificarea unor cerinţe din caietul de sarcini.

Legislaţia nu prevede expres o asemenea acţiune din partea autorităţii, dar obligaţia există, totuşi, la art. art. 72 alin. (1) lit.c)  din ordonanţă: „perioada de timp stabilită potrivit art. 71 nu este suficientă pentru elaborarea ofertelor şi/sau pentru pregătirea documentelor de calificare care sunt solicitate prin documentaţia de atribuire.”

Să luăm exemplul unei lucrării de construire clădire administrativă, pentru care s-a iniţiat o cerere de oferte. Perioada de pregătire a ofertelor este de 15 zile. În a 10-a zi, autoritatea contractantă schimbă prin clarificări parametrii pompelor de căldură.

Drept urmare, din acel moment, operatorii economici interesaţi trebuie să-şi regândească propunerea tehnică, să-şi caute eventual alţi furnizori de echipamente şi, implicit, să-şi refacă propunerea financiară.

În consecinţă, abia din cea de a 10-a zi ei pot depune o ofertă corectă, competitivă. Dar până la scadenţă au mai rămas doar 5 zile. Dacă nu intervine o decalare a termenului, procedura se va derula cu încălcarea art. 71, din cauza neacordării unui timp suficient de elaborare a ofertelor.

O a treia cauză de publicare a unei erate provine din necesitatea prelungirii termenului de depunere a ofertelor, ca urmare a imposibilităţii de elaborare a ofertelor fără vizitarea amplasamentelor sau fără consultarea la faţa locului a unor documente aferente caietul de sarcini.

Dacă elementele tehnice din teren ar conduce la modificarea celor din caietul de sarcini şi în acest caz ar fi necesară o regândire a propunerii tehnice de către fiecare operator interesat.

În anumite situaţii, unele întrebări venite din partea operatorilor reclamă consultarea specialiştilor tehnici în domeniul contractului şi o elaborare minuţioasă şi de durată a unui răspuns. Autoritatea ar avea nevoie de câteva zile în plus faţă de cele de la art. 78 alin. (2) din ordonanţă, deşi solicitarea a fost primită în timp util.

Acesta ar fi cel de al patrulea motiv ce ar determina apariţia unei erate.

A cincea situaţie ar reprezenta-o adăugarea unei noi persoane în lista celor cu funcţii de decizie. După această fază, un operator economic ar putea să constate că s-ar afla într-o situaţie de incompatibilitate dacă şi-ar menţine în ofertă asociatul/subcontractantul/terţul susţinător cooptat în procedură. Din momentul afişării în SEAP a noului nume, va trebui să-şi refacă planul de participare la respectiva competiţie.

O interpretare similară ar fi şi la adăugarea „membrilor comisiei de evaluare la lista persoanelor cu functii de decizie, cu un anumit număr de zile înainte de data limită de depunere a ofertelor. Nu există nicio obligaţie explicită în legislatie cu privire la numirea comisiei de evaluare înainte de publicarea anunţului/invitaţiei de participare. O completare ulterioară a informatiilor prevăzute în anunţul/invitaţia de participare implică publicarea unei erate, deci sarcini administrative suplimentare pentru autoritatea contractantă într-un context general în care se urmăreste contrariul, cel puţin la nivel declarativ”.[4]

Pentru ca erata să-şi producă efectele, iniţiatorul procedurii de atribuire ar trebui să ţină cont de prevederile art. 33 alin. (1) teza 2 din HG nr. 925/2006 (coroborate cu cele de la art. 63 din acelaşi act normativ, pentru cererea de oferte): „În cazul în care devine necesară prelungirea termenului de depunere a ofertelor, autoritatea contractantă are obligaţia de a preciza această modificare printr-o erată la anunţul de participare, care trebuie însă publicată cu cel puţin 3 zile înainte de data anunţată iniţial pentru deschiderea ofertelor.”

Adunând şi cele 2 zile de la art. 50^1 din ordonanţă, ar fi necesare cel puţin 5 zile pentru decalarea termenului.

Să nu uităm că termenul de deschidere este legat de cel depunere. Deci, odată cu decalarea celui de al doilea, trebuie decalat şi primul.

Necesitătea apariţiei unei erate ar putea fi generată de mult mai multe situaţii. Cu siguranţă, cei implicaţi în achiziţiile publice s-au întâlnit în practică cu diverse alte cazuri.

Exemplele date se referă doar la procedurile ce impun crearea de oferte. Dar, din lecturarea prevederilor legale, cititorul va înţelege că regulile sunt aceleaşi şi dacă avem de a face cu depunerea de candidaturi.

Din toate cele expuse, se observă că autoritatea contractantă trebuie să acorde o atenţie deosebită modului de formulare a modificărilor documentaţiei de atribuire, după lansarea în SEAP a procedurii, întrucât limita dintre erată şi clarificare este, uneori, insesizabilă. O ignorare a publicării unei erate, aşa cum am prezentat anterior, poate atrage corecţii financiare, indiferent dacă finanţarea este din fonduri europene sau naţionale (OUG nr. 66/2011).